Cómo lanzar un negocio que perdure 1/3

Presupuestos de Pequeños Negocios: Registrar, Planificar, Preparar

Cómo Lanzar un Negocio Que Perdure

Lección 1/3

Responderemos
¿Por qué debo elaborar presupuestos y hacer un seguimiento de los gastos de mi pequeña empresa?

¿Cuáles son los distintos tipos de gastos que debo registrar?

¿Qué programas de software y qué herramientas pueden ayudarme en el seguimiento de los gastos?

Presupuestos de Pequeños Negocios

Imagina que Sarah es dueña de un “foodtruck” que vende sandwiches. Todas las mañanas, ella se instala en el mismo punto del distrito financiero de la ciudad.

El “foodtruck” de Sarah tiene buen movimiento gracias a tres factores: sus sandwiches deliciosos, el lugar ideal y los oficinistas famélicos que salen a almorzar. Muchas veces, incluso, ella se queda sin sandwiches al final del día.

Para asegurarse de que está obteniendo ganancias, Sarah revisa su cuenta bancaria a fin de mes. Pero, ¿es ésa la mejor forma de controlar el éxito de su negocio?

Veamos

VERDADERO O FALSO.

1. Al verificar su cuenta bancaria a fin de mes, Sarah sabe cuánto dinero tiene en es momento.

RESPUESTA
VERDADERO

2. Si sabe cuánto dinero tiene ahora, Sarah también sabe que tendrá suficientes fondos para seguir con su negocio durante un año.

RESPUESTA
FALSO

3. Con saber cuáles son sus ganancias mensuales, Sarah puede estar lista para alquilar el local que está frente a su foodtruck, y así abrir un restaurante.

RESPUESTA
FALSO

RESULTADOS
Revisar la cuenta bancaria a fin de mes le permite a Sarah saber cuánto dinero tiene en ese momento. Pero no la ayuda a comprobar si su empresa podrá seguir funcionando, ni tampoco a saber si podrá expandirse en el futuro.

Es lógico

Es muy gratificante ser dueño de una pequeña empresa, pero también es riesgoso. Estos negocios a menudo fracasan porque se quedan sin fondos.

Revisar tu cuenta bancaria te mostrará si estás vendiendo suficientes productos y servicios para ganar dinero mes a mes. Pero no te ayudará a llevar a tu empresa al éxito de aquí a un año, ni a diez años.

¿Qué puedes hacer entonces? Rezar y rogar... es una broma. Puedes elaborar un presupuesto y hacer un seguimiento de tus gastos. Esto te ayudará a cuidar tu negocio y a ver qué puedes necesitar en cuanto a finanzas, para que tu empresa tenga éxito.

Elaborar un presupuesto y registrar gastos te ayudará a:

LEE COMBATE EL ESTRÉS DE PONER EN MARCHA UN NEGOCIO

MANTENER LA ACTIVIDAD
Ver los costos operativos y las cifras de venta actuales te ayuda a saber si tienes suficientes fondos para mantenerte a flote.

LIDIAR CON LOS PROBLEMAS
Puedes prepararte para los problemas que surjan, como una baja temporal en ventas o el aumento del alquiler.

CRECER
Puedes planificar medidas para que tu empresa pase al próximo nivel y saber cuánto dinero te costará ese avance.

CONSEJO
Tener tus gastos empresariales organizados te ayudará a prepararte para los impuestos que debas pagar como empresa, y te puede ayudar a ver si puedes hacer desgravaciones o deducciones impositivas.

El primer paso para establecer un presupuesto en tu pequeño negocio es hacer una lista de todos los gastos de tu empresa.

Puedes incluir gastos de marketing, salarios, tecnología, equipamiento, vehículos (incluyendo el desgaste del kilometraje), alquiler, suministros, ingredientes, viajes, entretenimiento, etc.

Si tu empresa ya está en funcionamiento, tendrás una noción acertada de tus gastos. Si todavía no has puesto en marcha tu negocio, puedes ir a sitios web como Small Business Administration (Administración de Pequeñas Empresas) y Score.org para conseguir ayuda.

Según donde esté emplazada tu empresa, puede ser beneficioso organizar tus gastos en categorías basadas en qué impuestos y deducibles permite el código tributario. Esto te puede ayudar cuando hagas la declaración de impuestos.

El próximo paso es registrar cuáles de tus gastos son únicos, recurrentes, fijos y variables.

Por ejemplo, cuando Sarah compró su “foodtruck”, hizo un gasto por única vez. Pero cada tres meses tiene que hacerle un servicio de mantenimiento, y eso es un gasto recurrente.

Los gastos fijos, como el alquiler, la remuneración y los beneficios de los empleados, son muy difíciles de cambiar. Es importante que estos gastos no sean demasiado altos porque no se pueden recortar fácilmente si la empresa no tiene suficientes ventas.

Los gastos variables son los que puedes cambiar según las ventas. Las comisiones por ventas son un excelente ejemplo, porque pueden subir o bajar según el desempeño de los vendedores.

Anotar estos gastos te ayuda a planificar en qué momento y con qué frecuencia necesitarás tener los fondos para cubrirlos. También te puede ayudar a ver cuándo tienes fondos adicionales para cubrir otras necesidades comerciales importantes, como contratar empleados temporales.

CONSEJO
Sería bueno registrar qué gastos impulsan las ganancias y se financian a sí mismos. Por ejemplo, comprar anuncios de búsqueda online puede redundar en que debas aumentar tu presupuesto de gastos en marketing, pero, a la vez, puede servir para conseguir más ventas y mayores ganancias.

Al principio, registrar gastos puede resultar abrumador, pero puedes usar software de contabilidad como Quickbooks, Xero o Freshbooks, que te serán de gran ayuda.

Estos te permiten sincronizar digitalmente tus cuentas y tarjetas de crédito comerciales para que puedas ver todos tus gastos. También te permiten detallar tus gastos y ganancias automáticamente en las categorías que elijas, como “salarios” o “marketing”.

Al hacer eso, podrás ver cómo han evolucionado tus gastos y ganancias a medida que pasa el tiempo, qué debes ajustar o recortar para aumentar las ganancias y mantener la estabilidad, y qué cifras de ventas debes alcanzar para conseguir tus objetivos comerciales.

El software de contabilidad también te puede ayudar a planificar el presupuesto, aunque no todos los softwares lo hacen. Puedes usar software de planificación presupuestaria como LivePlan.com o usar hojas de cálculo. Puedes ingresar a Score.org para ver un modelo de una buena hoja de cálculo.

Usar software de contabilidad es fantástico, pero un ser humano también puede ayudarte en temporada de liquidación de impuestos. Es aconsejable contratar a un contador cuando llegue el momento de hacer la declaración impositiva. Tu programa de software le brindará toda la información que necesite.

HAGÁMOSLO
Vamos a ayudarte a empezar a registrar tus gastos creando una lista.

Empecemos

LISTA INICIAL DE GASTOS.

Elige los gastos que se aplican a tu empresa.

1. Marketing
2. Salarios
3. Tecnología (Software y Hardware)
4. Equipamiento
5. Vehículos/Transporte
6. Alquiler
7. Servicios
8. Insumos/Provisiones
9. Ingredientes
10. Viajesp
11. Entretenimiento

Felicitaciones. Haz creado tu lista de gastos. El próximo paso es agregar gastos que podamos no haber enumerado. Puedes usar los sitios web Small Business Administration y Score.org.

Habilidad
Plan de Negocios
por Anita Campbell, CEO Small Business Trends